In excel không hết khổ giấy

Đôi khi bảng dữ liệu của người sử dụng quá dài và lúc xử lý các bạn không để ý, đến khi in ra thì phiên bản excel của người sử dụng bị tách bóc cột thành 2 trang riêng rẽ khiến cho bạn chạm mặt khó khăn lúc theo dõi. Đừng lo, nội dung bài viết này sẽ giúp đỡ bạn hạn chế điều đó.

Bạn đang xem: In excel không hết khổ giấy

1. THIẾT LẬP THÔNG SỐ cho TRANG IN

Trước tiên, để bản excel của khách hàng in ra một cách khoa học, bạn quan trọng lập 1 số thông số kỹ thuật cơ bản cho trang in. Các thông số để tùy chỉnh cấu hình cho trang in nằm tại thẻ Page Layout → Page Setup bao gồm:

– Margins: căn chỉnh lề

– Orientation: chiều của trang in (xoay ngang hoặc chuyển phiên dọc)

– Size: chỉnh kích cỡ trang giấy

– Print Area: chọn vùng đề nghị in

– Print Titles: thiết lập tiêu đề trang in

Tương ứng cùng với 5 nội dung trên là 5 phần như sau:

1.1. Chỉnh sửa lề của trang in

Vào Page Layout → lựa chọn Margins → chọn phong cách căn lề tất cả sẵn. Mình thường lựa chọn kiểu Normal với lề trên, lề dưới, lề trái, lề nên như hình dưới đây. Theo ý kiến cá nhân mình thì đó là kiểu đẹp mắt và công nghệ nhất.

Hoặc chúng ta cũng có thể tự căn chỉnh lề bằng phương pháp vào Custom Margins.

Điền vào thẻ Margins trong hộp thoại Page Setup về các thông số: lề bên trên (Top), lề dưới (Bottom), lề trái (Left), lề nên (Right), Header, Footer mà bạn có nhu cầu đặt rồi chọn OK. (Lưu ý: Đơn vị mang định của Excel là inch)

1.2. Chuyển phiên chiều của trang in

Vào Page Layout → Orientation → chọn chiều của trang giấy:

– Portrait: chiều dọc

– Landscape: chiều ngang

Một bảng tính Excel thường có rất nhiều cột đề nghị mình khuyên chúng ta nên đặt giấy luân chuyển ngang cùng chọn Landscape:

1.3. Chỉnh size trang giấy (khổ giấy)

Vào Page Layout → Size → lựa chọn khổ giấy.

Bạn có thể lựa lựa chọn khổ giấy A5, B5, A4, B4, A3 tùy mục đích… Ở đây mình chọn khổ giấy A4 – đẳng cấp in phổ biến nhất.

1.4. Chọn vùng yêu cầu in

Trong những trường hợp bạn không muốn in tổng thể bảng Excel cơ mà chỉ mong mỏi in một vài văn bản nhất định thì bạn chỉ việc thực hiện như sau:

Bôi đen vùng dữ liệu cần in. Kế tiếp vào Page Layout → Print Area → lựa chọn Set Print Area

Vùng này sẽ tiến hành in ra, để hủy lệnh hoặc chọn vùng khác, các bạn chọn Clear Print Area.

1.5. Cấu hình thiết lập tiêu đề trang in

Bạn muốn 1 hàng hoặc 1 cột làm sao đó cố định và thắt chặt ở phần lớn trang in thì cần sử dụng tác dụng này:

Bước 1: Vào Page Layout → Print Titles.

Bước 2: Thẻ Sheet của vỏ hộp thoại Page Setup xuất hiện, ngơi nghỉ mục Print Titles có câu chữ sau để các bạn lựa chọn:

– Row to repeat at top: chọn hàng bạn muốn lặp lại phía bên trên cùng ngơi nghỉ trang. Với biện pháp này thì hàng kia sẽ mở ra ở đầy đủ trang in.

Xem thêm: Mang Thai 33 Tuần Gò Nhiều Liệu Có Phải Là Dấu Hiệu Mẹ Sắp Sinh?

– Columns to repeat at left: chọn cột bạn muốn lặp lại phía phía bên trái của trang. Vậy nên thì cột kia sẽ xuất hiện ở phần đa trang in.

Ngoài ra thẻ Sheet còn có rất nhiều lựa lựa chọn khác tuy thế ít dùng đến nên mình chỉ giới thiệu Print Titles, nếu như khách hàng muốn xem thêm thì rất có thể click chọn những nội dung đó rồi bấm Preview để coi trước trang in là đã hiểu. Sau khoản thời gian chọn kết thúc bạn bấm OK.

2. CHỈNH mang đến BẢNG TÍNH EXCEL IN VỪA VỚI KHỔ GIẤY A4

Ở mục 1 mình đã hướng dẫn cho bạn các thông số cơ phiên bản để cấu hình thiết lập cho trang in một bí quyết khoa học tập nhất. Tuy vậy vẫn không xong, ví như bảng Excel của doanh nghiệp có vô số cột với dài thì rất có thể khi in ra, bảng Excel của các bạn sẽ bị tách cột như thế này:

Trang 1:

Và trang 2:

Nhìn hết sức mất thẩm mĩ và cạnh tranh theo dõi đúng không? Vậy thì hãy làm theo hướng dẫn dưới đây để khắc phục điều đó nhé:

Bước 1: Mở file Excel của bạn sau khi đang chỉnh thông số trang in ra, vào View → Page Break Preview

Giao diện Page Break Preview xuất hiện như sau:

Bước 2: Như chúng ta thấy đó, bảng Excel của bản thân mình bị bóc thành 2 trang: Page 1 + Page 2 với giữa những page chia cách với nhau bởi đường viền màu sắc xanh. Nhiệm vụ của người sử dụng là căn chỉnh lại độ rộng của các cột sao cho văn bản của Page 2 được chuyển vào Page 1. (Cách thực hiện: đặt nhỏ trỏ loài chuột vào nhóc giới giữa các cột cùng kéo chuột).

Bạn rất có thể Zoom to thêm để căn chỉnh dễ hơn:

Đây là bảng Excel của chính bản thân mình sau lúc chỉnh, ngôn từ đã được thu gọn vào Page 1.

Bước 3: Sau khi chỉnh xong, chúng ta vào View → Normal để trở lại chế độ chỉnh sửa trang tính bình thường.

Giao diện trang tính bình thường:

Bước 4: Tuy nhiên vị vừa rồi mình teo lại các cột nên một vài nội dung bị mất chữ nên đề nghị chỉnh lại bằng cách chọn cục bộ trang tính (phím tắt: Ctrl + A) rồi vào Home → lựa chọn Wrap Text để ngắt dòng.

Nội dung sẽ được hiển thị đầy đủ:

Bây giờ bạn hãy thử xem trước trang in bằng cách vào File → Print (phím tắt: Ctrl + P)

Đây là trang in của mình, nó đã có hiển thị vừa đủ các cột của trang tính:

3. CHỈNH CHẾ ĐỘ IN

Một số cơ chế in cơ phiên bản bạn nên chỉnh:

– Print One Sided: in 1 mặt

– Print Both Sided: in 2 mặt (nếu lựa chọn in 2 phương diện thì bạn nên chọn Print Both Sided – Flip pages on short edge nhé, nếu lọc Filp pages on long edge thì khi in ra mặt sau của trang giấy sẽ bị in ngược)

– Thiết lập Số lượng bạn dạng in ở mục Copies, sau đó ấn lệnh Print là trang Excel của bạn sẽ được in ra giấy.

4. KẾT LUẬN

Như vậy mình đã hướng dẫn xong cho chúng ta một cách cụ thể và đầy đủ nhất việc in trang Excel ra mẫu giấy A4 vừa khít vừa khoa học. Việc thiết đặt 1 trang in có thể phức tạp và trắc trở hơn do gồm quá nhiều công dụng nhưng bản thân đã chọn lọc và reviews những nội dung cơ phiên bản nhất, bạn có thể thực hiện theo và mình đảm bảo bạn sẽ có 1 trang in Excel tuyệt vời mà không lo ngại bị mất cột, mấy nội dung, tránh việc phải in đi in lại tốn giấy.

Bài viết khá dài phải mình đang chốt lại 3 việc chính bạn phải làm nhằm in 1 trang Excel:

– tùy chỉnh thông số mang đến trang in (căn chỉnh lề, chiều của trang in, kích cỡ trang giấy…)